Cách viết hồ sơ xin việc chinh phục mọi nhà tuyển dụng

Hồ sơ xin việc là gì? 

Trước khi đi vào nội dung chính về cách viết hồ sơ xin việc, chúng tôi muốn nhắc lại như thế nào là một bộ hồ sơ xin việc?

Hồ sơ xin việc chính là “bộ mặt” của ứng viên trong tình huống các nhà tuyển dụng không có nhiều thời gian gặp mặt trực tiếp để phỏng vấn, qua đó tiếp xúc và tìm hiểu ứng viên.

Chính vì thế, viết hồ sơ xin việc cần phải “đẹp” cả về hình thức lẫn nội dung để ứng viên có cơ hội chứng tỏ với các nhà tuyển dụng rằng mình chính là người phù hợp nhất cho “chiếc ghế” trong công ty của họ.  

Một trong những yếu tố làm đẹp cho hồ sơ xin việc chính là việc hồ sơ có đầy đủ các giấy tờ mà công việc và nhà tuyển dụng yêu cầu. Thông thường sẽ là những giấy tờ, văn bản như sau: 

• Sơ yếu lý lịch tự thuật có xác nhận của địa phương, 
• Đơn xin việc
• CV xin việc
• Giấy khám sức khỏe 
• Bằng cấp, chứng chỉ liên quan 
• Ảnh chân dung (3x4 hoặc 4x6)
• Chứng minh thư, sổ hộ khẩu, giấy khai sinh công chứng, chứng thực.

Khi viết hồ sơ xin việc, thì mỗi một loại giấy tờ được liệt kê ở trên sẽ có những điều mà ứng viên cần chú ý nhằm tạo lập một hồ sơ xin việc ấn tượng, nhưng không kém phần chuyên nghiệp. Đó cũng là mục tiêu mà bài viết này của chúng tôi hướng đến. 

Cách viết hồ sơ xin việc chinh phục mọi nhà tuyển dụng

Sau đây là hướng dẫn cách chuẩn bị từng loại giấy tờ trong bộ hồ sơ xin việc của ứng viên.

Cách viết sơ yếu lý lịch tự thuật 

Sơ yếu lý lịch tự thuật là một trong những giấy tờ quan trọng nhất của hồ sơ xin việc. Là nơi thể hiện về danh tính và những thông tin khác về thân nhân của ứng viên.

Sơ yếu lí lịch càng được kê khai chi tiết thì các nhà tuyển dụng càng đánh giá được về xuất thân và hoàn cảnh gia đình của người đi xin việc – Đây là một trong những tiêu chí đầu tiên mà các công ty xem xét khi tuyển chọn nhân viên. 

Vì thế để có một bản sơ yếu lí lịch hoàn chỉnh, ứng viên nên lưu ý những điều như sau:

Thứ nhất, sơ yếu lí lịch có thể được viết tay hoặc đánh máy tùy thuộc vào điều kiện của người đi xin việc, nhưng để đảm báo tính sạch sẽ, rõ ràng của loại giấy tờ này chúng tôi khuyến khích các ứng viên hãy dành thời gian để đánh máy các nội dung trong sơ yếu lí lịch. 

Tuy nhiên, nếu ứng viên có chữ viết tay đẹp và chắc chắn rằng mình có thể trình bày sạch đẹp, không tẩy xóa thì sơ yếu lí lịch viết tay lại là một lựa chọn không tồi bởi điều đó sẽ thể hiện sự chân thành của người viết. Dù chỉ là một chi tiết nhỏ nhưng giá trị của nó trong mắt các nhà tuyển dụng lại không hề nhỏ.

Thứ hai, sơ yếu lí lịch có mẫu, trong đó đã ghi sẵn những nội dung mà ứng viên cần kê khai. Mẫu của giấy tờ này được xây dựng trên nhu cầu về các thông tin mà nhà tuyển dụng cần xem xét. Vì thế ứng viên cần chú ý không tự ý thêm, bớt bất kì nội dung nào đã có trong mẫu. 

Thứ ba, người viết hồ sơ xin việc phải điền đầy đủ, trung thực các thông tin có trong mẫu sơ yếu lí lịch bao gồm:

• Họ và tên, Giới tính, Ngày tháng năm sinh: Những thông tin này cần được điền giống với Chứng mình thư/Căn cước công dân của ứng viên. Riêng Họ tên phải được viết in hoa
• Nơi đăng ký hộ khẩu đăng ký thường trú: Viết theo thông tin trong Sổ hộ khẩu
• Nơi ở hiện tại: Nếu trùng với địa chỉ trong Sổ hộ khẩu thì không phải viết. Nếu không, viết theo giấy tờ tạm trú, tạm vắng. 
• Nguyên quán: Có thể viết theo quê của cha/mẹ đẻ hoặc người nuôi dưỡng nếu không rõ về thân thế của bố, mẹ mình.
• Số điện thoại: Viết số điện thoại mà ứng viên đang sử dụng để làm phương tiện liên lạc
• Khi cần báo tin cho ai, ở đâu: Viết tên, địa chỉ, số điện thoại của người thân, bạn bè gần nhất để nhà tuyển dụng liên hệ khi cần thiết
• Dân tộc: Viết rõ dân tộc gốc gác của mình. Nếu là con lai thì cần ghi rõ quốc tịch, dân tộc của bố, mẹ
• Tôn giáo: Cần ghi rõ tôn giáo của bạn (đạo Phật, đạo Hồi, Thiên Chúa, Cao Đài,…) kèm theo cả chức sắc trong tôn giáo đó nếu có. Còn nếu không theo đạo nào thì ghi là “Không”.
• Thành phần gia đình sau cải cách ruộng đất: Ghi thông tin về thành phần gia đình theo quy định của pháp luật, bao gồm các diện thành phần: cố nông, bần nông, trung nông, địa chủ, công chức, viên chức.
• Thành phần bản thân gia đình hiện nay: Gia đình của ứng viên thuộc thành phần nào thì điền thông tin vào đó. Các thành phần bản thân gia đình bao gồm: công nhân, viên chức, công chức,...
• Trình độ ngoại ngữ: Ghi chính xác các bằng cấp liên quan đến trình độ ngoại ngữ (Anh, Pháp, Nga,…)
• Điền nơi và ngày kết nạp Đảng Cộng Sản Việt Nam; Đoàn thanh niên Cộng Sản Hồ Chí Minh: Ghi rõ ngày được kết nạp. Nếu không nhớ rõ thì có thể bỏ qua
• Trình độ học vấn/chuyên môn:  Ghi trình độ đã tốt nghiệp: đại học, cao đẳng, trung cấp…
• Quá trình công tác của bản thân: Tóm tắt quá trình học tập, làm việc của ứng viên: Đã đi học ở đâu, làm gì và giữ các chức vụ gì? Ngoài ra, có thể viết thêm các hoạt đông xã hội đã tham gia để tạo ấn tượng rằng mình là một người năng động.
• Tình trạng sức khỏe: Ghi Tốt nếu sức khỏe của bản thân đủ điều kiên để đảm nhận công việc.

Cuối cùng, để bản sơ yếu lí lịch trở nên hoàn hảo, các nội dung được điền vào đều phải có mục đích, thể hiện bản thân ứng viên là người chuyên nghiệp thông qua việc sắp xếp các nội dung kê khai một cách khoa học, nhất là theo thứ tự thời gian và tránh đưa vào những nội dung gây nhàm chán, không liên quan đến công việc.

Cách viết đơn xin việc 

Cũng là một thành phần không thể thiếu trong một bộ hồ sơ xin việc, đơn xin việc chính là nơi để ứng viên bày tỏ tâm tự, nguyện vọng muốn được trở thành một thành viên của công ty nơi người đó ứng tuyển. Vì thế người viết hồ sơ xin việc phải chuẩn bị đơn xin việc làm sao cho vừa nghiêm túc, chuyên nghiệp vừa thể hiện mong muốn được Công ty, Doanh nghiệp tiếp nhận vào vị trí công việc.

Thông thường, đơn xin việc đã được in sẵn trong mẫu hồ sơ xin việc và ứng viên chỉ cần điền thông tin của mình vào. Tuy nhiên, như đã nói ở trên, loại văn bản này là phương thức để bày tỏ nguyện vọng nên chúng tôi khuyến khích ứng viên hãy trình bày bằng bản viết tay để thể hiện sự đầu tư, trân trọng của mình đối với lần xin việc này. 

Dù được trình bày theo hình thức nào thì một đơn xin việc cũng không thể thiếu những nội dung như sau:  

• Phần mở đầu

- Quốc hiệu, tiêu ngữ: 

- Tên của đơn: Thường sẽ là “ĐƠN XIN VIỆC” được viết in hoa ở chính giữa dòng. 

- Kính gửi: Viết rõ cá nhân, bộ phận tiếp nhận hồ sơ; tên đầy đủ của công ty, doanh nghiệp mà ứng viên ứng tuyển.

Ví dụ “Kính gửi: Phòng HCNS của Công ty TNHH/Cổ phần ABC”

• Phần nội dung 

Giới thiệu bản thân gồm 

• Họ tên: Viết đầy đủ họ và tên bằng chữ in hoa
• Ngày tháng năm sinh: Ghi đầy đủ ngày tháng năm sinh theo CMND và sổ hộ khẩu
• Hiện cư trú tại: Ghi rõ địa chỉ cư trú thôn (số nhà, đường phố), xã (phường), huyện (quận), tỉnh (thành phố) mà ứng viên đang cư trú.
• Trình độ văn hóa: Nếu bạn học đến hết lớp 12 thì hãy ghi là 12/12. Nếu học hết Đại học thì ghi Đại học.
• Ngoại ngữ: Viết trình độ ngoại ngữ mà ứng viên có (tiếng Anh, Pháp, Hàn,...)
• Trình độ chuyên môn: Ghi chuyên ngành mình được đào tạo.

Bày tỏ nguyện vọng

Ứng viên sẽ viết về nguồn tuyển dụng, tức là phương thức mà qua đó ứng viên biết về nhu cầu tuyển dụng của công ty, doanh nghiệp đó. Sau đó mới trình bày về năng lực, kĩ năng của bản thân cũng như thể hiện thái độ mong muốn được ứng tuyển vào vị trí mà công ty, doanh  nghiệp đang có nhu cầu tuyển dụng,

- Lời cảm ơn và chữ kí

Để thể hiện sự tôn trọng, nghiêm túc đối với bên tuyển dụng đồng thời là một hình thức cam kết về nội dung đã trình bày ở trên.

Thêm một vài điều cần chú ý, đó là khi viết đơn xin việc, ngôn từ được sử dụng trong đơn phải mang sắc thái nghiêm túc, trang trọng, các nội dung cần viết được sắp xếp theo một trình tự hợp lí, dễ đọc, dễ hiểu  nhằm tạo ra ấn tượng về một con người rõ ràng, chuyên nghiệp.

Cách viết CV xin việc 

Có thể thấy khi viết hồ sơ xin việc, CV là loại giấy tờ sẽ được xem xét, đánh giá ngay sau sơ yếu lí lich và đơn xin việc. Bởi đây là văn bản người xin việc trình bày về mục tiêu nghề nghiệp, kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn, kỹ năng, sở thích… mà có thể sẽ phù hợp hay giúp ích cho công việc mà họ đang ứng tuyển. 

Chính vì thế, CV là yếu tố quyết định mà người viết hồ sơ xin việc phải chú tâm tạo lập để có thể gây được ấn tượng tốt đối với nhà tuyển dụng. Một bản CV xin việc hoàn hảo là văn bản sẽ thể hiện được sự chuyên nghiệp của ứng viên và làm tăng thêm cơ hội vượt qua các vòng đánh giá của nhà tuyển dụng.

Hiện nay, các kho CV online, trong đó chứa đựng hàng ngàn mẫu CV xin việc đẹp mắt và chuyên nghiệp, rất dễ dàng cho người đi xin việc tiếp cận. Tuy nhiên, nếu muốn ứng viên cũng có thể tự tạo ra một CV theo phong cách riêng của mình. Rất có thể đó sẽ là một điểm cộng trong mắt nhà tuyển dụng mà ứng viên đó đang hướng đến.

Không phụ thuộc vào hình thức, thiết kế như thế nào, một CV xin việc nên có đầy đủ các thông tin như sau:

Thông tin cá nhân: Bao gồm các thông tin họ tên, ngày tháng năm sinh, số điện thoại, địa chỉ liên lạc (bao gồm số điện thoại cá nhân và Email). Các thông tin này sẽ giúp nhà tuyển dụng dễ dàng liên hệ với các ứng viên đạt yêu cầu.

Trình độ học vấn: Đại học hoặc Cao đẳng... ghi rõ chuyên ngành, năm tốt nghiệp. Nếu ứng viên đã tham gia các khóa học có liên quan đến chuyên môn thì cũng nên được liệt kê. Đặc biệt, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá cao nếu ứng viên có đề cập về thành tích nổi bật, bằng khen của mình.

Kinh nghiệm làm việc: Mô tả những vị trí việc làm mà ứng viên đã đảm nhận trong quá trình làm việc của mình. Liệt kê những kinh nghiệm làm việc theo thời gian từ việc làm gần nhất trở về trước.

Những kỹ năng cần thiết khi xin việc: Đây là các kỹ năng tạo được sự chú ý và đánh giá cao của nhà tuyển dụng như: kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng thuyết trình, thuyết phục, kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng xây dựng kế hoạch… mà ứng viên có thể tham khảo.

Mục tiêu nghề nghiệp: Trình bày rõ ràng, cụ thể các mục tiêu nghề nghiệp chính là thể hiện được khát vọng của ứng viên trong công việc sắp tới, mục tiêu sẽ có hai phần: mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn.

Sở thích: Liệt kê các sở thích của ứng viên vào trong CV, đặc biệt ưu tiên các sở thích có liên quan đến công việc hoặc những sở thích thể hiện mình là người hướng ngoại, hoà đồng sẽ được đánh giá cao.

Các thông tin tham khảo: Cung cấp đầy đủ: Họ tên, số điện thoại, địa chỉ, email, vị trí chức vụ của người tham khảo mà bạn đã điền trong hồ sơ xin việc để tiện cho việc các nhà tuyển dụng xác nhận tính xác thực của thông tin mà bạn đã viết trong hồ sơ xin việc.

Giấy khám sức khoẻ 

Đây cũng là một loại giấy tờ trong hồ sơ xin việc nhằm xác nhận về tình trạng sức khỏe của người xin việc có đảm bảo để đảm nhận công việc mới hay không? Giấy khám sức khỏe phải được bệnh viện hoặc cơ quan y tế có thẩm quyền xác nhận cùng con dấu và chữ ký của bác sĩ trực tiếp khám. 

Giấy khám sức khỏe chỉ có hiệu lực trong vòng 6 tháng kể từ ngày được xác nhận. Người xin việc chỉ điền phần thông tin cá nhân của mình theo Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân vào giấy khám sức khỏe, còn những phần còn lại sẽ do bác sĩ của cơ sở y tế có thẩm quyền ghi nhận.

Các loại bằng cấp, chứng chỉ (nếu có) 

Các bằng cấp, chứng chỉ cần phải được photo công chứng, chứng thực và phải đảm bảo tính còn hiệu lực của những văn bản này.

Bản photo chứng minh thư, sổ hộ khẩu có công chứng 

Photo chứng minh thư, sổ hộ khẩu và đến Ủy ban nhân dân hoặc Văn phòng công chứng gần nhất để công chứng, chứng thực. 

Ảnh hồ sơ 4x6 cm hoặc 3x2 cm

Theo yêu cầu của nhà tuyển dụng, người xin việc có thể cần phải chuẩn bị những tấm ảnh chân dung tiêu chuẩn thể hiện được phong thái nghiêm túc và đĩnh đạc.

Cách tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng khi đi xin việc 

Có hai phương thức để người xin việc có thể tạo ấn tượng cho nhà tuyển dụng:

Thứ nhất, phương thức gián tiếp: Tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng qua chính bộ hồ sơ xin việc hoàn chỉnh. Đó cũng là nội dung mà chúng tôi hướng đến từ đầu bài viết cho đến giờ.

Thứ hai, phương thức trực tiếp: Ấn tượng dễ dàng được gây dựng thông qua buổi phỏng vấn trực tiếp giữa nhà tuyển dụng và ứng viên và có thể được thiết lập thông qua những chi tiết rất nhỏ như sau:

• Ứng viên cần có sự chuẩn bị: Tìm hiểu về hình thức phỏng vấn của công ty, doanh nghiệp mà mình ứng tuyển và hãy ghi nhớ tên của người phỏng vấn khi họ giới thiệu.
• Đến sớm 5 hoặc 10 phút giúp ứng viên ổn định tinh thần trước buổi phỏng vấn đồng thời trong mắt nhà tuyển dụng bạn là người nghiêm túc và quy củ.
• Ăn mặc lịch sự với gam màu đơn giản, không mang nhiều trang sức, trang điểm quá đậm.
• Hãy nhìn vào mắt người phỏng vấn và cười với họ. Duy trì nụ cười trong suốt buổi phỏng vấn. Đừng thể hiện sự lo lắng; hãy để tay lên đùi và không rung chân.
• Hãy tìm hiểu trước về công ty, doanh nghiệp mà ứng viên sẽ đến phỏng vấn: về lịch sử hình thành, về thành tựu, mục tiêu, tầm nhìn, giá trị cốt lõi của công ty, doanh nghiệp để có những câu trả lời sắc sảo hoặc những câu hỏi thông minh cho nhà tuyển dụng.
• Ngay sau buổi phỏng vấn, hay gửi thư cảm ơn đến người tuyển dụng vì đã dành thời gian cho buổi phỏng vấn.

Những lỗi thường gặp khi viết hồ sơ xin việc

Viết hồ sơ xin việc là cả một quá trình đòi hỏi sự đầu tư một cách nghiêm túc nếu không ứng viên sẽ hay gây ra lỗi, từ đó mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng.

Một số lỗi thường mắc phải của ứng viên:

• Hồ sơ xin việc không đầy đủ giấy tờ và các giấy tờ đó không có đủ nội dung cơ bản. Trường hợp bất khả kháng hãy trình bày lí do với nhà tuyển dụng và xin hoàn thiện hồ sơ trong thời gian gần nhất.
• Viết hồ sơ xin việc quá dài hoặc quá ngắn, trong quá trình viết có lỗi sai chính tả, tẩy xóa, khó đọc.
• Các giấy tờ trong hồ sơ xin việc không thống nhất với nhau, sai sự thật hoặc không còn hiệu lực: Giấy khám sức khỏe, Ảnh chân dung đã quá thời hạn 6 tháng.

Trên đây là những chia sẻ của bảo vệ Việt Anh để bạn có thể viết hồ sơ xin việc đủ sức gây ấn tượng tích cực đối với nhà tuyển dụng. Nếu có bất kỳ thắc mắc cần hỗ trợ đừng ngần ngại mà liên hệ với chúng tôi.

CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ BẢO VỆ CHUYÊN NGHIỆP VIỆT ANH

🏠 Địa Chỉ : Số 5, phố Ngọc Thụy, phường Ngọc Thụy, Q.Long Biên, TP.Hà Nội

📞 Điện Thoại:  0964.651.686 hoặc 0584996789

📬 Email: congtybaovevietanh@gmail.com

Công ty Bảo vệ Việt Anh hân hạnh được đồng hành cùng quý khách trên chặng đường phát triển.